【求助】推荐信截止日期前寄不到了，准备给学校发邮件，想问下邮件标题的问题

申请ece meng项目，寄了挂号信，现在查询还是没到枫叶国，恐怕月底前寄不到了。看到前期邮件里有个For assistance, please contact g-advising@xx的内容，准备给这个邮箱发个邮件说明下情况。
1、标题写Explanation of Graduate Application（姓名xx，申请号xx）是否合适。
2、称呼写Dear officer是否合适。

恳请各位大佬指点，谢谢！申请方面实属小白，请见谅><