美国学校查成绩问题

小弟学校教务处最近有个政策，也不算官方的政策吧。算是一个小方案。
就是以前考的不好的课程可以重修，可以更新成绩。但那个成绩不能用于
保研和评优，只能用于出国申请。教务处的老师说，如果学校要来查成绩。
他们就发刷新过的成绩。

我看到很有希望，就选了4门相对来说比较低的课程准备重修。手续基本办好了
，但给院长签字的时候。她说这样不妥，因为没有修改我档案上的成绩。如果
以后学校查成绩不在教务处就麻烦了。哎，纠结中~~

所以小弟想请教一下，美国大学一般查成绩的过程是怎么得？联系国内学校哪个部门？